Organiseren kun je van mij leren | Deel 2: Wisseldag

Morgen is het Vrijdag, en Vrijdag betekent ‘Wisseldag’. (En bijna weekend, dat betekent het ook, maar daar ga ik nu niet over schrijven.)

Het ontstaan van Wisseldag

Ik  ben – zoals ik in Deel 1 vertelde – van nature nogal chaotisch. Als je dat weet van jezelf kan je je omstandigheden daarop aanpassen, bijvoorbeeld door een baan met veel structuur te zoeken. Dat heb ik niet gedaan. Je kan ook stoppen met social media, whatsappgroepen en het gebruik van email. Dat heb ik ook niet gedaan. (Wel geprobeerd overigens, maar vond het geen succes.)

En dus hou ik naast mijn ‘gewone werk’ ook drie websites in de gaten met daarbij behorende social media-accounts, werk ik vanuit verschillende emailadressen en telefoonnummers en probeer ik zowel mijn persoonlijke als zakelijke administratie keurig bij te houden. Je kan je voorstellen dat dat resulteert in een enorme todolijst.

Daarom besloot ik een tijd geleden de ‘standaard’ klussen te bundelen in vier categorieën, en elke Vrijdag – op wisseldag dus- een categorie onder de loep te nemen.  Dat gaat als volgt:

Administratiedag

Mijn minst favoriete dag. Bestaande uit onder andere:

• Versturen van facturen
• Betalen van facturen

(Gaap. Dit is echt precies zo saai als dat het klinkt.)

• Berichten sturen over nog-niet-betaalde-facturen
• Nota’s voor zorgverzekering insturen
• Bonnen scannen
• Kilometers bijhouden
• Inkomsten en uitgaven bijhouden in een sheet
• …en dan ook nog eens alles genummerd bijhouden in een mapje

Maildag

Blegh. Maildag. Ik denk niet dat ik uit hoef te leggen wat ik daarop doe. Ik controleer al mijn emailaccounts en reageer op mailtjes die ik heb uitgesteld naar maildag, omdat ik er blijkbaar tegenop zag om te reageren.

Daarnaast controleer ik ook de inbox van ‘Mijn Overheid’ op berichten die misschien belangrijk zijn. Zoals meldingen over de APK-keuring van mijn auto en dat soort ellende. En als klap op de vuurpijl loop ik het mapje ‘Wachtend op Reactie’ langs, met daarin belangrijke verzonden emails die nog niet beantwoord zijn. Zoals mijn aanmelding als vrijwilliger bij de Kindertelefoon van november vorig jaar.

Websitedag

Websitedag vind ik wel leuk. Waarschijnlijk omdat ik me altijd trots voel als ik met websites pruts, alsof ik een soort professor ben. Eigenlijk doe ik niet perse hele ingewikkelde klussen, maar toch. Op websitedag hou ik me bezig met dingen als:

• Controleren of de contactformulieren op de websites werken
• Analytics kijken (al kan ik nog niet echt iets met die informatie)
• Nieuws plaatsen
• Optredens toevoegen aan websites of Facebook evenementen
• Plugins updaten

Digitaaldag

Digitaaldag is echt mijn grote trots. Als die dag erop zit ben ik zo voldaan en heb ik zo enorm veel rust en overzicht! Een aantal voorbeelden van klusjes op deze dag:

• Foto’s uitzoeken en in een mapje van het bijbehorende jaar zetten op mijn computer
• Vergeten whatsappgesprekken beantwoorden en verwijderen of archiveren
• Kijken of er nog iets boeiends wordt gezegd in de LinkedIngroepen waar ik lid van ben
• Bureaublad computer leeghalen
• Downloads van mijn computer uitzoeken
• Opgeslagen websites in m’n browser uitzoeken
• Controleren of ik netjes op mijn social media berichten heb gereageerd

Tijd voor een Diagnose, ik heb vast een Dwangneurose

Dat rijmt. Maar hoewel het misschien een beetje overdreven lijkt geeft het me rust om alles op orde te hebben. Het handige is dat ik per wisseldag een lijstje met bijbehorende taken heb in mijn todo-software, waardoor deze gewoon maandelijks wordt herhaald. Daarnaast duurt wisseldag eigenlijk nooit een hele werkdag en is het dus goed te combineren met de wekelijkse schoonmaak van mijn huisje. Op die manier begin ik elk weekend in een schoon huis, een enigzins opgeruimd hoofd en een voldaan gevoel.

Ok. Dat klinkt natuurlijk wel wat Disneyachtiger dan dat het daadwerkelijk gaat. Uiteraard voelt het ook vaak als dweilen met de kraan open en heb ik meer zin om elke vrijdag een massage te nemen, een serie te kijken en uit eten te gaan. Maar hey, het kan natuurlijk niet altijd feest zijn.

Laat me gerust weten of je hier wat aan had en of je zelf nog handige productieve trucjes hebt!

Liefs,

Anne